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🧾 Laundry Invoices

Wo Ihre Wäschereien ihre eigenen Rechnungen hochladen — per Seite oder API.

Dies sind die Rechnungen, die die Wäscherei erstellt und Ihnen schickt — Sie erstellen sie hier nicht (das ist die separate Seite Invoices, Ihre eigene Abrechnung). Jede Wäscherei lädt ihr eigenes Rechnungsdokument hoch und verknüpft es mit den genauen Jobs, die es abdeckt.

Was ist ein „Job“?

Ein Job ist eine bestätigte Charge, die die Wäscherei gewaschen und zurückgeschickt hat und die die Property dann in Linen Matching erhalten und gezählt hat. Die Wäscherei wird für jedes gewaschene Stück bezahlt, egal in welchem Zustand es zurückkam — die sauberen Stücke, die ins Regal (On Shelf) kamen, plus alles, was noch schmutzig (zur Neuwäsche gesammelt) oder beschädigt (aussortiert) zurückkam. Nur auf dem Transport verlorene Stücke werden nicht abgerechnet. Jeder Job zeigt das Bestätigungsdatum, die abgerechnete Stückzahl und die Artikel — mit einem Hinweis wie „· incl. 2 still-dirty, 1 damaged“, wenn die abgerechnete Zahl höher ist als das, was ins Regal kam, sodass die Rechnung leicht zu prüfen ist. Eine noch strittige (disputed) Charge ist kein Job und kann erst abgerechnet werden, wenn sie geklärt ist.

Hinweis Jede Rechnung muss mindestens einen Job abdecken — ohne einen angehakten Job können Sie keine Rechnung hochladen. Ein Job kann jeweils nur auf einer aktiven Rechnung stehen, sodass dieselbe Charge nie doppelt abgerechnet wird. Ficht die Property eine Rechnung an, werden ihre Jobs wieder freigegeben und können auf eine neue Rechnung gesetzt werden.
Hinweis Eine Rechnung pro Objektgruppe. Eine Wäscherei vermischt nie die Wäsche zweier Gruppen und rechnet daher jede Objektgruppe auf einer eigenen Rechnung ab. Auf der Seite sind die bestätigten Jobs nach Objektgruppe gruppiert, und das Anhaken eines Jobs aus einer anderen Gruppe hebt die vorherige Auswahl auf — so deckt eine Rechnung immer genau eine Gruppe ab, und die abgedeckte Gruppe wird in der Liste angezeigt. (Per API weist POST /api/laundry/invoices eine jobs-Liste zurück, die zwei Gruppen umfasst, und GET /api/laundry/jobs liefert zu jedem Job groupId/groupName, damit die Software der Wäscherei sie pro Gruppe aufteilen kann.)

Einreichung über die Seite

  1. Öffnen Sie Laundry Invoices (aus der Laundry-App oder über das Menü auf der Property-Seite).
  2. Haken Sie unter Confirmed jobs to bill jeden Job an, den diese Rechnung abdeckt. Es werden nur bestätigte, noch nicht abgerechnete Jobs angezeigt.
  3. Wählen Sie die Rechnungs-Datei — ein PDF oder ein Bild (PNG/JPG), bis 8 MB.
  4. Der Betrag wird automatisch aus den angehakten Jobs berechnet — die Stückzahl jedes Jobs zu Ihren vereinbarten Artikelpreisen (Hard-Wash-Jobs zum Hard-Wash-Preis). Er ist schreibgeschützt, und die Box Invoice details darunter zeigt genau, wie er zustande kommt. Geben Sie den Zeitraum an, den sie abdeckt (zum Beispiel „July 2026“), sowie optional eine Notiz.
  5. Klicken Sie auf Submit invoice. Sie erscheint sofort in der Liste mit dem Status Awaiting review.

Einreichung per API

  1. Ein Administrator öffnet Settings → Laundries, sucht die Wäscherei und klickt auf Generate API key — kopieren Sie den Schlüssel (er wird nur einmal angezeigt).
  2. Die Software der Wäscherei ruft GET /api/laundry/jobs (Header Authorization: Bearer <key>) auf, um ihre abrechenbaren Jobs und deren ids aufzulisten.
  3. Sie sendet dann POST /api/laundry/invoices mit demselben Header und einem JSON-Body: jobs (ein Array von Job-ids — mindestens eine), fileName, contentBase64 (die Datei) und optional amount, period, note.
  4. GET /api/laundry/invoices listet alles auf, was dieser Schlüssel eingereicht hat, mit dem Status jeder Rechnung. Jeder Schlüssel sieht und ergänzt nur die Jobs und Rechnungen der eigenen Wäscherei.

Wie es weitergeht

Die Property prüft jede Rechnung auf der Seite Invoice Approvals und gibt sie zur Zahlung frei, markiert sie später als bezahlt oder ficht sie an. Den Status jeder Rechnung verfolgen Sie hier — Awaiting review, Confirmed, Paid oder Disputed — und eine angefochtene Rechnung zeigt den Grund, damit Sie sie korrigieren und neu einreichen können.

Automatische Signatur (optional)

Wenn ein Administrator die automatische Rechnungssignatur einschaltet (Settings → Authentication), wird jedes PDF, das Sie hier hochladen, sofort digital mit Ihrer eigenen Identität signiert — ohne Zusatzschritt, über Ihre bestehende Anmeldung. Signierte Rechnungen tragen in der Liste und auf der Seite Invoice Approvals eine Markierung 🔏 Signed. Es ist eine interne Freigabe- &amp; Prüfsignatur (eine *fortgeschrittene* elektronische Signatur Ihres eigenen Anmelde-Anbieters, keine qualifizierte/QES); ist das Signieren nicht möglich, wird einfach das unsignierte PDF gespeichert.

Laundry-User sind hierauf beschränkt

Ein auf der Seite Users als Is Laundry user markierter Benutzer ist ein externes Wäscherei-Konto, kein Mitarbeiter. Er erreicht nur die Laundry-App und die davon verlinkten Seiten — Zählen und das Einreichen von Rechnungen hier — und wird zur Laundry-App zurückgeschickt, wenn er etwas anderes öffnet. (Die genauen Rechte werden mit der Zeit erweitert.)

Hinweis Administratoren können eine Rechnung auch stellvertretend für eine Wäscherei hochladen und sehen die Rechnungen aller Wäschereien; gewöhnliche Mitarbeiter können sie ansehen und herunterladen, aber nicht einreichen. Halten Sie jeden API-Schlüssel geheim — falls einer durchsickert, Regenerate ihn unter Settings → Laundries, um den alten sofort zu sperren.
Tipp Der Betrag wird automatisch aus den Jobs berechnet; geben Sie noch den period an, damit die Property auf einen Blick sieht, was noch offen ist.

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